Guía de productividad en el hogar (2020)

Contenido

#1. Prepara tu hogar 

Como todo en la vida, la productividad en el hogar también requiere preparación. Empieza por cerciorarte que tienes los elementos requeridos para poder aprovechar lo más que puedas el tiempo laboral que dedicarás en la comodidad de tu hogar.

Marca los elementos con los que cuentes:

Imprescindibles para la productividad en el hogar

El primer grupo de elementos que requieres son seis: internet, mesa de trabajo o escritorio, una silla tu computadora o laptop funcionando, una buena iluminación y temperatura. 

  • Internet. La mayoría de los oficios hoy en día requieren internet. ¿Tienes el internet en la capacidad o velocidad requerida para tu trabajo?
  • Mesa o escritorio. Con toda probabilidad, si trabajas en casa, lo harás desde una mesa o escritorio. Sea para utilizar tu laptop o crear alguna manualidad, debes tener una que te sea cómoda y te ayude a mantener una buena postura a lo largo del día.
  • Silla de trabajo. Lo mismo con las sillas de trabajo. Busca una silla ergonómica o una que sea apta para trabajo. Por ejemplo, no sirven las sillas sin espaldar. Tampoco trabajar en un mueble. 
  • Laptop o computadora. ¿Tienes una? ¿Te sirve para tus funciones? Si es así, ¡márcalo!
  • Buena iluminación. Trabajar en un lugar oscuro y apagado disminuirá tu concentración y energía. Somos bastante susceptibles al entorno o ambiente en el que estamos. Durante el día y durante la noche, ¿cuentas con una buena iluminación?
  • Buena temperatura. Asimismo, demasiado calor o demasiado frío no te ayudará a concentrarte. Si vives en un país caliente, ¿tienes cómo refrescar el ambiente a un punto de tu agrado? Si vives en un país frío, ¿tienes cómo calentar el ambiente o tu cuerpo mientras trabajas?

Convenientes

Ahora hablemos de cosas que son útiles; preferibles más bien. Estas pueden ayudarte a tener una mejor experiencia en casa, aunque no son absolutamente imprescindibles.

  • Bandejas u organizadores de documentos
  • Pizarra blanca y/o corcho
  • Zafacón, sesta o caneca de basura
  • Lapicera de escritorio
  • Utensilios de oficina
  • Impresora
  • Agenda de productividad
  • Audífonos
  • Despacho o habitación exclusiva para trabajar

Ok. Ya hiciste un inventario de lo qué tan preparado está tu hogar para la productividad en él. ¿Cuentas con los elementos mínimos? ¿Qué debes comprar, completar o mejorar? 

#2. Crea espacios, rutinas y tiempos 

Crea un espacio de trabajo

Mucha gente se pregunta que si deben tener un espacio exclusivo para trabajar en su hogar. La respuesta es absolutamente sí. Si no tienes un despacho o habitación exclusiva que puedas destinar, aun así crea un espacio de trabajo dentro de tu hogar exclusivo para ello

Preferiblemente fuera de tu habitación.

Mucho tiempo trabajé en mi habitación porque no tenía otro espacio en mi casa en ese momento. Esto, entre otras cosas, afectó mi sueño. El cerebro asocia los espacios con ciertas funciones

La oficina = trabajar.

La cama = dormir.

El comedor = comer.

Si utilizas la cama para trabajar con frecuencia, esto afectará tu rutina de sueño porque la asociarás actividad en vez de con relajación, con trabajo en vez de con sueño. 

Si no tienes de otra que tener el escritorio dentro de tu habitación, tres recomendaciones para ello:

  • Sepárala lo más posible de la cama.
  • No utilices tu cama ni para trabajar ni para poder documentos ni nada por el estilo.
  • Deja un espacio de tiempo importante (unas horas) entre el trabajo y el dormir. Deja que la habitación se refresque y cambies el chip.

Crea rutinas y tiempos

¿Vives con otras personas? Uno de los mayores retos que encontrarás es dejarle saber a ellos que, aunque estés en la casa, no estás en la casa, sino trabajando.

Por ello es imprescindible que tengas una conversación con ellos y pacten rutinas y horarios en los que ellos sepan que estás en tus labores. Más adelante hablaremos sobre qué hacer si tienes hijos pequeños y si en tu casa hay mucho ruido o actividad que pudiera afectar tu concentración.

Mientras tanto, es importante que recuerdes que ellos también viven ahí y que tienen derecho a utilizar los espacios igual que tu. De ahí la importancia de hablar con ellos y llegar a un acuerdo. De pronto alguien en tu casa tenga el hábito de ver televisión con el volumen bien alto, ¿qué tal si llegaran a un acuerdo con el volumen?

Asimismo, diseña tu rutina de trabajo según esto que acuerdes con tu familia y con tu empleador y/o clientes.

Una oficina se rige bajo ciertos protocolos: hay un horario de entrada, uno de almuerzo, uno de salida; hay protocolos de gestión de documentos, de conducta (como el no ver películas en la oficina), etc. 

Una de las ventajas de trabajar en el hogar es su flexibilidad y la no burocracia. No obstante, ciertas reglas y restricciones te ayudarán a mantenerte enfocado y productivo a lo largo del día. Más adelante hablaremos de buenas prácticas de productividad. Me refiero separar las cosas: el tiempo de trabajar no es el tiempo de jugar, el tiempo de ver películas no es el tiempo de trabajar. 

En cuanto a tiempo se refiere, crear una rutina te ayudará a poner cada cosa en su lugar… y destinar un lugar para cada cosa. 

¿Cómo creas una rutina?

  1. Toma nuestra plantilla de calendario.
  2. Escribe tus horarios laborales.
  3. Escribe tus horarios personales.
  4. Destínale un tiempo a las tareas recurrentes.
  5. Empieza a hacerlo y ve adaptándola en el camino. 
  6. Vístete para ganar 

Una supervisora estuvo un día trabajando en su casa. Ella decidió ese día quedarse en pijamas. Pensó “estoy en casa, tengo derecho a estar cómoda y me quedaré con esta ropa”. A las 11am su jefe le llamó por videollamada. Ella no alcanzó a cambiarse. 

¿Te imaginas la vergüenza que sintió? Así fue. Ese día no solo pasó esto: también fue un día menos productivo porque no se había programado para trabajar, tenía menos energía y ganas.

Nuestra vestimenta expresa mucho de nuestro estado de ánimo y, asimismo, en lo que está nuestra atención, pues refleja la ocasión en la que estamos presente.

Haz la prueba: trabaja en pijamas un día completo. En otro, vístete profesionalmente (que no necesariamente es ropa formal, sino ropa que tengas asociada con actividad). En ambos, registra cómo te sientes y los resultados que tuviste. 

Quédate con la vestimenta que te funcione mejor. 

#3. Organiza tu tiempo

El siguiente aspecto de la productividad en el hogar es la organización de tu tiempo. Se relaciona con lo que hablamos anteriormente de crear rutinas.

La rutina es como un molde que debes llenar con tu tiempo.

Ahora bien, quizás te estés preguntando ¿cómo organizo mi tiempo?

Utiliza un sistema de productividad

Si bien hay muchas maneras de organizar tu tiempo, la más sencilla y nuestra preferida por su efectividad en el tiempo, es la que utilizamos en Guianzza.

Creamos esta libreta para quienes llevan vidas ágiles, flexibles y de alta demanda en el logro de sus metas. Sabemos muy bien que la vida es un vaivén y que, sin las herramientas y la mentalidad correcta, perder el enfoque es muy fácil.

Guianzza está para ayudarte a navegar a través del día a día manteniendo claridad hacia dónde vas.

Diseña tu semestre. En primer lugar, ¿cuáles son tus objetivos del semestre? ¿Qué quieres lograr durante este período? Seis meses es un plazo importante en la vida de una persona. 

Diseña tus meses. A continuación vamos a planificar mes tras mes lo que queremos lograr, es decir, vamos a desmenuzar los objetivos del semestres en objetivos más pequeños cada mes.

Si de pronto surgieron cosas nuevas durante el mes, no te preocupes. ¡Anótalas! Los objetivos no son una camisa de fuerza, son faros que dirigen nuestro andar.

Diseña tus semanas. Así como desmenuzamos los semestres en meses, ahora vamos a desmenuzar los meses en semanas. La pregunta esencial aquí es: ¿Qué debo hacer esta semana para lograr los objetivos del mes?

Organiza tus días. Asimismo, cada día ¿qué debo hacer para lograr mis objetivos de esta semana?

La flexibilidad que te ofrece Guianzza es para que puedas adaptar tus tareas y objetivos a las fluctuaciones de la vida.

Elimina las distracciones

Recuerda que la productividad es la eliminación de lo no escencial. ¿Pero qué es lo escencial? ¿Qué es y qué no es una distracción?

Estas preguntas, si bien bastante subjetivas, tenemos principios y patrones que nos ayudan a responderlas. En este contexto, lo escencial sería todo aquello que te aleja de tus objetivos

No debes confundir esto con tus responsabilidades (por ejemplo, los hijos NO son una distracción, aun llegue a ser difícil trabajar con ellos en casa. Son seres vivos, son un regalo de Dios en tu vida, quienes te retarán a aumentar tu nivel organización para ser padre o madre en excelencia y, al mismo tiempo, mantener el enfoque hacia tus metas). 

Todos nosotros tenemos responsabilidades y compromisos que no necesariamente nos llevan hacia nuestros objetivos.

Aquí te dejo algunas preguntas de guía para lidiar con ellas:

  • ¿Qué tan prioritarias son?
  • ¿Puedo delegarlas? ¿A quién y cómo?
  • ¿Es una responsabilidad o es un capricho? 

En cuanto a las distracciones, las más frecuentes son:

  • Ruido.
  • Redes sociales.
  • Mensajes de texto.
  • Llamadas.
  • Correos.
  • Compañeros de trabajo.
  • La multitarea. 

Sobre la multitarea 

¿Cómo así que la multitarea es un distractor? Así es.

Ciertamente puedes hacer dos cosas al mismo tiempo, tales como escuchar música y conducir o caminar y conversar. 

El cerebro tiene lotes de atención en la memoria de trabajo. Tenemos 3-4 lotes en general.

¿Sabes montar bicicleta o conducir? A que al inicio le prestabas tanta atención que si alguien te hacia una pregunta te estresabas. ¡A que a no es así! 

Estas tareas en un sentido pasan al subconsciente y las hacemos sin pensar mucho al respecto.

La multitarea es un distractor cuando decides hacer dos o tres tareas que requieren de tu atención al mismo tiempo, puesto que no le dedicas toda tu atención a una sola cosa. Inclusive la neurociencia ha demostrado que no podemos hacer dos cosas al mismo tiempo, lo que hacemos es intercambiar nuestra atención rápidamente entre estas tareas. 

Las mujeres “son mejores con las multitareas” porque sus conexiones neuronales le permiten lograr esto con mayor facilidad que los hombres. No es que le prestan el 100% de su atención a varias cosas al mismo tiempo, es que pueden intercambiar rápidamente entre estas cosas.

También es un distractor porque te puedes exponer fácilmente a cosas que están verdaderamente no tienen nada que ver con tus objetivos, con tus tareas del día ni nada por el estilo. 

¿Alguna vez te ha pasado que estás en YouTube escuchando música mientras trabajas y, de repente, terminas viendo un video de un youtuber que sigues? 

A mi también.

Por ello te recomiendo: dedica el 100% de tu atención a la tarea que estás haciendo. 

Consejos prácticos

#1. Empieza el día con la tarea más importante. Imagina un león en la selva cazando su alimento. Su primera opción cazar 20 ratones en una mañana. Su segunda opción, sería cazar una cebra.

¿Cuál le sería de mayor beneficio? Así mismo debemos organizar nuestro tiempo: el 80% de tus resultados vendrán del 20% de tu esfuerzo.

#2. Apaga las notificaciones de correo y mensajería. Para mucha gente esto es difícil e inconcebible. ¿No revisar el correo a lo largo de la mañana? ¿No responder WhatsApp por las tardes?

“Pero yo trabajo con otras personas que necesitan cosas de mí”.

“Mi jefe me exige cosas a mitad del día que tengo que responder”

“Los clientes están todo el tiempo arriba de mi pidiéndome cosas”

Si no trabajas en servicio al cliente, no se justifica que estés todo el tiempo pendiente a la mensajería. En tu trabajo, ¿te pagan por atender esos requerimientos de los demás? ¿Te pagan para enviar mensajes?

Si la respuesta es no, aquí ciertas cosas que puedes hacer:

  • Coordinar con tu jefe al final de la semana las tareas y objetivos de la semana siguiente. 
  • Coordinar con tu jefe el día anterior las tareas del día siguiente.
  • Entender que si realmente fuera una urgencia, te llamaran 50 veces hasta que te consigan.
  • Crea con tus equipos y clientes protocolos de comunicación: 
    • Con toda probabilidad ellos entiendan que no puedes responderles al instante.

#2. Si tienes hijos, trabaja en pequeños lotes de tiempo. Como decía aquella publicidad hace unos años: la vida de padres es hermosamente caótica. Esta es una realidad. ¿Pero qué podemos hacer al respecto en relación a nuestra productividad? Un consejo bien práctico y que te invitaría a probar –pues no le funciona a todo el mundo– es tratar de trabajar en pequeños lapsos de tiempo utilizando la Técnica del Pomodoro.

#3. Si no tienes una habitación exclusiva en casa, busca el espacio más cómodo posible siguiendo los consejos que vimos en esta guía. No permitas que esto sea una excusa para ser improductivo.

#4. Comparte al mundo tu decisión de ser productivo. Con «el mundo» me refiero a tu familia, las personas con las que vives, amigos, colegas, jefes, etc. ¡Apóyate en los demás! Rendir cuentas es súper importante. Busca un mentor.

#5. Síguenos en Instagram. Creamos mucho contenido de valor sobre temas de negocios, marketing y más.

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